En este artículo te explicamos cómo usar el módulo de Gestión de efectivo (Cash Management) en tu POS, incluidas las operaciones de la caja registradora, los depósitos de efectivo y los reportes de efectivo.
Contenido:
Caja registradora (Cash Drawer)
Para operar tus cajas registradoras, ve a Cash Drawer (Caja registradora).
Hay tres estados de la caja registradora:
Estado |
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Activa (Active) | Una caja registradora Activa es la caja que se está usando actualmente en un POS.
Situación común: |
Abierta (Open) | Una caja registradora Abierta es una caja que ya se usó, que ya no está activa pero todavía no se ha cerrado.
Situación común: |
Cerrada (Closed) | Una caja registradora Cerrada ya completó su ciclo.
Situación común: |
En la sección Active Drawer (Caja activa), selecciona la caja para ver todos los movimientos de efectivo que no son de pedidos.
Sin venta (No Sale)
Abre la caja registradora sin procesar una orden
Se usa para dar cambio o revisar el efectivo
El motivo de la apertura de la caja queda registrado para auditoría y revisión
Entrada de efectivo (Cash In)
Registra efectivo que no proviene de órdenes y que se agrega a la caja registradora
Se usa comúnmente para agregar cambio, corregir un faltante de efectivo, depositar efectivo varios en la caja o registrar el efectivo que un mesero cobró y entregó al restaurante
El efectivo cobrado debe asociarse a un empleado específico para su seguimiento y cuadre
Suma efectivo al saldo de la caja activa
Requiere un monto y puede incluir comentarios opcionales para auditoría
Salida de efectivo (Cash Out)
Pago (Pay Out)
Registra gastos en efectivo que no son de órdenes y que se pagan con dinero de la caja
Ejemplos: insumos, caja chica, compras de emergencia
Resta efectivo de la caja activa
Motivo del pago e impresión de recibo opcionales
Los motivos de pago (Pay Out Reasons) se configuran en Settings - Cash Drawer Settings.
Pago de propinas (Tip Out)
Registra las propinas en efectivo que un mesero se lleva al registrar su salida
Resta efectivo de la caja activa
Queda vinculado al empleado que recibe las propinas
Retiro de efectivo (Cash Drop)
Pasa el exceso de efectivo de la caja registradora a una caja fuerte o a un lugar seguro
Reduce el saldo de la caja sin contar como gasto
Se puede imprimir un recibo como comprobante
Ajustar saldo inicial (Adjust Starting Balance)
Actualiza manualmente el monto de efectivo inicial de la caja
Queda marcado como Adjusted (Ajustado) para que sea visible en auditorías
No crea un registro de movimiento de efectivo
Nueva caja (New Drawer)
Crea una nueva caja registradora activa
La caja activa actual pasa a Abierta (Open)
Se usa comúnmente en los cambios de turno o al reiniciar la caja
Cerrar caja (Close Drawer)
Cuenta y finaliza la caja registradora
Compara el efectivo esperado con el efectivo contado
Incluye la función Count Bill (Contar billetes) para ayudarte a calcular el efectivo
Calcula los sobrantes o faltantes de efectivo
Cambia el estado de la caja a Cerrada (Closed)
Imprimir reportes de la caja registradora (Print Cash Drawer Reports)
Puedes imprimir los reportes de la caja registradora directamente desde el POS para las entregas de turno y los cuadres. Imprimir no cambia la caja ni ningún monto. Necesitas el permiso de Caja registradora (Cash Drawer) y una impresora de reportes o de recibos configurada en este POS.
Imprimir un resumen de las cajas de este POS:
En la página Cash Drawer, toca [Print Report] (Imprimir reporte) en la esquina superior derecha. Puedes imprimir desde la pestaña Active, Open o Closed.
El Cash Drawer Summary (Resumen de cajas) impreso incluye todas las cajas registradoras de este POS del día de operación actual, sin importar desde qué pestaña lo imprimas.
Imprimir el reporte de una caja cerrada:
Ve a la pestaña Closed y abre la caja.
Toca [Print Drawer Report] (Imprimir reporte de la caja), debajo de [Reopen Drawer] (Reabrir caja). No necesitas reabrir la caja para imprimir.
El Closed Drawer Report (Reporte de caja cerrada) impreso incluye solo esa caja, desde que se abrió hasta que se cerró. Cuando se incluyen los detalles, también muestra Cash Transaction Details (Detalle de transacciones en efectivo) y No Sale Activity (Aperturas sin venta).
Cómo leer el reporte:
Cash expected es el monto esperado y Cash actual es el monto contado. SHORTAGE significa que falta efectivo en la caja; OVERAGE significa que sobra.
En el resumen, CLOSED DRAWERS ONLY muestra los totales de las cajas cerradas. Para las cajas que todavía no se han cerrado, el monto contado y la diferencia aparecen como N/A, no como cero.
A los Cash payments (pagos en efectivo) ya se les restaron los reembolsos en efectivo, así que no vuelvas a restar Cash Refund.
Si el saldo inicial aparece como Adjusted, significa que se cambió. No vuelvas a contar el ajuste como Cash In.
Los reportes no se imprimen automáticamente al cerrar una caja. Si este POS no tiene cajas en el día de operación actual, el reporte muestra No drawer records (Sin registros de cajas).
Para ver los datos de las cajas de toda la tienda, ve a Store Portal - [Report Center] - [Cash Management] - [Cash Drawer History].